Regulamin organizacyjny
Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiej Samorządowej Jednostki Budżetowej „Stadion Śląski” w Chorzowie
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiej Samorządowej Jednostki Budżetowej „Stadion Śląski” w Chorzowie jest podstawowym wewnętrznym aktem prawnym ustalającym strukturę wewnętrzną oraz zasady organizacji pracy niezbędne do sprawnego i należytego wykonywania zadań realizowanych przez Jednostkę Budżetową.
§ 1
Ilekroć w Regulaminie Organizacyjnym jest mowa o:
- Stadionie Śląskim – należy przez to rozumieć
Wojewódzką Samorządową Jednostkę Budżetową „Stadion Śląski” w Chorzowie z siedzibą przy ul. Katowickiej 10, 41 – 500 Chorzów. - Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Wojewódzkiej Samorządowej Jednostki Budżetowej „Stadion Śląski” w Chorzowie.
- Komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć przewidziane
w strukturze organizacyjnej Wojewódzkiej Samorządowej Jednostki Budżetowej „Stadion Śląski” w Chorzowie komórki organizacyjne oznaczone jako: wydziały, działy, piony i inne oznaczone komórki organizacyjne Wojewódzkiej Samorządowej Jednostki Budżetowej „Stadion Śląski” w Chorzowie. - Kierownikach komórek organizacyjnych – należy przez to rozumieć przewidziane w strukturze organizacyjnej Wojewódzkiej Samorządowej Jednostki Budżetowej „Stadion Śląski” w Chorzowie stanowiska kierownicze poszczególnych komórek organizacyjnych Stadionu Śląskiego.
- Pracowniku – należy przez to rozumieć osoby zatrudnione na podstawie umowy
o pracę w Wojewódzkiej Samorządowej Jednostce Budżetowej „Stadion Śląski”
w Chorzowie. - Pracodawcy – należy przez to rozumieć Wojewódzką Samorządową Jednostkę Budżetową „Stadion Śląski” w Chorzowie.
ROZDZIAŁ II
PODSTAWA PRAWNA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ
I PRZEDMIOT DZIAŁANIA
§ 2
- Stadion Śląski działa między innymi na podstawie:
1) uchwały nr VI/54/15/2023 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia
27 lutego 2023 roku;
2) Statutu Stadionu Śląskiego stanowiący załącznik do Uchwały
nr VI/54/15/2023 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 27 lutego 2023 roku;
3) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2094);
4) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1634, z późn. zm.);
5) ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1599,
z późn. zm.). - Stadion jest wojewódzką samorządową jednostką budżetową, w rozumieniu
art. 11 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, utworzoną do realizacji zadań województwa śląskiego z zakresu kultury fizycznej i rekreacji. - Przedmiot działalności Stadionu Śląskiego jest:
1) działalność sportowa związana z kulturą fizyczną i rekreacją,
2) działalność edukacyjna związana z kulturą fizyczną i rekreacją,
3) pozyskiwanie imprez sportowych, w tym we współpracy z podmiotami zagranicznymi,
4) przygotowywanie aplikacji niezbędnych do organizacji imprez, o których mowa w pkt 3,
5) promocja Województwa Śląskiego, Stadionu Śląskiego i jego marki,
6) organizacja, współorganizacja i popularyzacja imprez i przedsięwzięć
w zakresie kultury fizycznej i rekreacji,
7) organizacja i współorganizacja imprez masowych,
8) tworzenie warunków uczestnictwa w życiu sportowo-rekreacyjnym osobom niepełnosprawnym,
9) udostępnianie, w tym odpłatnie, bazy sportowo-rekreacyjnej, w tym stowarzyszeniom sportowym, związkom sportowym i placówkom oświatowym,
10) wspieranie i współpraca z podmiotami realizującymi zadania z zakresu kultury fizycznej lub rekreacji związane z zapewnieniem bezpieczeństwa na obszarach wodnych i górskich, w szczególności z organizacjami pożytku publicznego i podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia
24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
(t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 571, z późn. zm.),
11) prowadzenie wynajmu i dzierżawy powierzchni komercyjnych Stadionu Śląskiego,
12) wynajem obiektów i urządzeń dla celów związanych z organizacją wystaw, pokazów, imprez o charakterze publicznym oraz na cele inne niż prowadzenie działalności z zakresu sportu i rekreacji,
13) zarządzanie i administrowanie obiektami, urządzeniami sportowo-rekreacyjnymi przekazanymi w zarząd, w tym ich konserwacja, modernizacja oraz rozbudowa,
14) zapewnienie bezpieczeństwa oraz obsługi administracyjnej, biurowej, finansowej oraz kontrolnej zadań wymienionych w pkt. 1-13.
ROZDZIAŁ III
STRUKTURA JEDNOSTKI BUDŻETOWEJ
§ 3
- Dyrektora Stadionu Śląskiego zatrudnia i zwalnia Zarząd Województwa Śląskiego.
- Dyrektor zarządza pracą Stadionu Śląskiego i reprezentuje go na zewnątrz.
- Dyrektor zarządza pracą Stadionu Śląskiego przy pomocy zastępców w liczbie nie więcej niż trzech.
- Dyrektor może tworzyć zespoły doradcze.
- Zespoły doradcze mają charakter stały albo mogą zostać utworzone dla realizacji konkretnego zadania wówczas okres ich działania ograniczony jest terminem realizacji tego zadania.
- W skład zespołów doradczych mogą wchodzić pracownicy Stadionu oraz osoby spoza jednostki w liczbie określonej przez dyrektora w akcie o utworzeniu zespołu.
- Dyrektor informuje Zarząd Województwa o zamiarze utworzenia zespołu doradczego.
- Zarząd Województwa ma prawo desygnowania przedstawiciela jako członka zespołu. Dotyczy to również już istniejących zespołów.
- Tryb działania zespołów doradczych określają odrębne regulaminy nadawane zarządzeniami Dyrektora.
- Obsługę biurową zespołów doradczych zapewnia Stadion Śląski.
- Schemat organizacyjny Stadionu Śląskiego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu i przedstawia hierarchiczną zależność, podporządkowanie i wzajemne powiązanie poszczególnych działów i wydziałów.
§ 4
Strukturę organizacyjną Stadionu Śląskiego tworzą:
- Dyrektor Jednostki (Dyrektor Stadionu Śląskiego)
Pod bezpośrednim nadzorem Dyrektora Stadionu Śląskiego pozostaje:
1.1. Sekretariat
1.2. Dział Kadr i Płac
1.3. Dział Zamówieniem Publicznych
1.4. Kierowca samochodu służbowego
- Wydział Techniczny
Nadzór merytoryczny nad Wydziałem Technicznym pełni Kierownik
ds. Technicznych.
W skład Wydziału Technicznego wchodzi:
2.1. Dział Obsługi Technicznej
2.2. Dział Specjalistów Technicznych
2.3. Magazyn
2.4. Dział Informatyki i Systemów Niskoprądowych
- Wydział Marketingu
Nadzór merytoryczny nad Wydziałem Marketingu pełni Kierownik ds. Marketingu.
W skład Wydziału Marketingu wchodzą:
3.1. Dział Marketingu i Komunikacji
3.2. Dział Sprzedaży
3.3. Dział Obsługi Klienta
3.4. Rzecznik Prasowy
- Wydział Organizacji Imprez
Nadzór merytoryczny nad Wydziałem Organizacji Imprez pełni Kierownik
ds. Organizacji Imprez.
W skład Wydziału Organizacji Imprez wchodzi:
4.1. Dział Organizacji Imprez
- Wydział Finansowy
Nadzór merytoryczny nad Wydziałem Finansowy pełni Główny Księgowy.
W skład Wydziału Finansowego wchodzi:
5.1. Dział Finansowy
- Pion samodzielnych stanowisk
Nadzór nad pionem samodzielnych stanowisk sprawuje Dyrektor Stadionu Śląskiego.
W skład pionu samodzielnych komórek organizacyjnych i stanowisk wchodzą:
6.1. Inspektor Ochrony Danych
6.2. Obsługa Prawna
6.3. BHP i Ochrony Środowiska
6.4. Archiwum i składnica akt
6.5. Doradca Podatkowy
6.6. Pełnomocnik ds. Bezpieczeństwa Teleinformatycznego
6.7. Pełnomocnik ds. Bezpieczeństwa
6.8. Inspektor bezpieczeństwa przeciwpożarowego
6.9. Audyt i kontrola
ROZDZIAŁ IV
ZASADY ZARZĄDZANIA I FUNKCJONOWANIA JEDNOSTKĄ BUDŻETOWĄ
§ 5
- Dyrektor Stadionu Śląskiego prowadzi wszelkie sprawy związane
z funkcjonowaniem Stadionu Śląskiego, chyba że w niniejszym Regulaminie bądź innym akcie prawnym na podstawie, którego działa Stadion Śląski ustalono inaczej. - Dyrektor Stadionu Śląskiego zarządza Stadionem Śląskim i reprezentuje go na zewnątrz.
- Do dokonywania czynności prawnych w imieniu Stadionu Śląskiego może ustanowić
pełnomocnika, który działa w granicach umocowania. - Dyrektorowi Stadionu Śląskiego przysługuje prawo do samodzielnego reprezentowania Stadionu Śląskiego.
- Dyrektor Stadionu Śląskiego jest przełożonym pracowników komórek organizacyjnych Stadionu Śląskiego bezpośrednio im podległych.
- Do zadań i kompetencji Dyrektora Stadionu Śląskiego należy:
1) sprawowanie kontroli kierowniczej nad całokształtem działalności Stadionu Śląskiego,
2) zapewnienie prawidłowego gospodarowania majątkiem Stadionu Śląskiego,
3) bezpośredni nadzór nad zadaniami wykonywanymi przez Stadion Śląski,
4) bezpośredni nadzór nad sprawami organizacyjnymi Stadionu Śląskiego,
5) prowadzenie polityki kadrowej Stadionu Śląskiego,
6) koordynowanie spraw związanych z działalnością gospodarczą Stadionu Śląskiego,
7) reprezentowanie Stadionu Śląskiego na zewnątrz,
8) wydawanie wewnętrznych aktów prawnych, regulujących działalność
i organizację Stadionu Śląskiego,
9) prowadzenie gospodarki finansowej Stadionu Śląskiego według zasad określonych dla jednostek budżetowych w przepisach prawa - Główny Księgowy, Zastępcy Dyrektora, Kierownik ds. Technicznych, Kierownik ds. Organizacji Imprez, Kierownik ds. Marketingu, zastępcy kierowników wydziałów, Kierownicy działów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy stanowią kadrę kierowniczą i kierują samodzielnie powierzonym im zakresem prac i są odpowiedzialni za ich wykonanie przed:
1) bezpośrednim przełożonym, wynikającym ze struktury organizacyjnej Stadionu Śląskiego,
2) Dyrektorem Stadionu Śląskiego. - Każdy pracownik podlega bezpośrednio przełożonemu zgodnie ze strukturą organizacyjną Stadionu Śląskiego.
- W przypadku nieobecności pracownika obowiązują następujące zasady:
1) Dyrektora Stadionu Śląskiego w razie jego nieobecności zastępują Zastępcy Dyrektora lub inna upoważniona przez Dyrektora Stadionu Śląskiego osoba, zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia,
2) Głównego Księgowego zastępuje upoważniona przez Dyrektora Stadionu Śląskiego osoba, zgodnie z zakresem udzielonego upoważnienia,
3) Kierownika ds. Technicznych zastępuje Zastępca Kierownika
ds. Technicznych lub inna upoważniona przez Dyrektora Stadionu Śląskiego osoba, zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa,
4) Kierownika ds. Organizacji Imprez zastępuje Zastępca Kierownika
ds. Organizacji Imprez lub upoważniona przez Dyrektora Stadionu Śląskiego osoba, zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa,
5) Kierownika ds. Marketingu zastępuje Zastępca Kierownika ds. Marketingu lub upoważniona przez Dyrektora Stadionu Śląskiego osoba, zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa,
6) Kierowników komórek organizacyjnych zastępują ich zastępcy lub inne upoważnione przez Dyrektora Stadionu Śląskiego osoby, zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa.
ROZDZIAŁ V
REPREZENTACJA, PEŁNOMOCNICTWA, UPOWAŻNIENIA
§ 6
- Zastępcy Dyrektora, Główny Księgowy, Kierownicy Wydziałów, kierownicy komórek organizacyjnych, adwokat/radca prawny, a także wyznaczone osoby mogą reprezentować Stadion Śląski i składać oświadczenia woli na podstawie udzielonych pełnomocnictw.
- Treść pełnomocnictwa otrzymuje umocowany pracownik/przedstawiciel Stadionu Śląskiego oraz, jeśli pełnomocnictwa udzielono pracownikowi Stadionu Śląskiego – stanowisko ds. kadr i płac celem włączenia do akt osobowych pracownika.
- Zasady podpisywania dokumentów finansowo – księgowych określa udzielone pełnomocnictwo lub zarządzenie Dyrektora Stadionu Śląskiego.
ROZDZIAŁ VI
ZASADY OBIEGU KORESPONDENCJI I PODPISYWANIA DOKUMENTÓW
§ 7
- Korespondencję przyjmuje pracownik Sekretariatu, rejestrując ją ilościowo
w rejestrze kancelaryjnym. - Dyrektor Stadionu Śląskiego dekretuje korespondencję, a w razie jego nieobecności upoważniona osoba.
- Pracownik Sekretariatu segreguje zadekretowaną pocztę i przekazuje właściwym stanowiskom wg dekretacji.
- Bezpośredni przełożony odpowiedniej komórki organizacyjnej kontroluje przebieg załatwianej sprawy. Pracownik danej komórki organizacyjnej wykonuje wszystkie czynności mieszczące się w zakresie jego obowiązków, zmierzające do prawidłowego załatwienia sprawy oraz sporządza dokument. Pisma wychodzące
z danej komórki organizacyjnej na egzemplarzu pozostającym w zasobach Stadionu Śląskiego winny być parafowane na każdej stronie przez pracownika załatwiającego sprawę oraz podpisane czytelnie (lub przy użycie imiennej pieczątki) i oznakowane symbolem komórki. - Pracownicy Sekretariatu wysyłają podpisane pisma.
§ 8
Wszystkie dokumenty wychodzące ze Stadionu Śląskiego podpisuje jego Dyrektor samodzielnie poza dokumentami, do podpisywania których udzielono na piśmie pełnomocnictwa lub upoważnienia wskazanemu pracownikowi Stadionu Śląskiego.
§ 9
- Uprawnionym do udzielania informacji dla mediów z zakresu działalności Stadionu Śląskiego jest jego Dyrektor lub Rzecznik Prasowy względnie inny pracownik
w zakresie, w jakim zostali upoważnieni przez Dyrektora. - Taki sam tryb postępowania obowiązuje w przypadku udostępniania materiałów zawierających informacje o działalności Stadionu Śląskiego.
ROZDZIAŁ VII
AKTY NORMATYWNE
§ 10
Do wewnętrznych aktów normatywnych zalicza się:
- zarządzenia wewnętrzne – akty wydawane przez Dyrektora Stadionu Śląskiego
w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa zgodnie z posiadanymi kompetencjami, - regulaminy – obejmujące zagadnienia organizacyjne, porządkowe oraz zasady pracy i płacy. Regulaminy wprowadzane są do stosowania zarządzeniem Dyrektora Stadionu Śląskiego,
- instrukcje – akty normatywne o charakterze proceduralnym ustalające tryb, metody
i zasady postępowania. Instrukcje opracowywane są przez właściwą merytorycznie komórkę, zatwierdzane i wydawane przez Dyrektora Stadionu Śląskiego, - pisma ogólne – akty o charakterze informacyjnym i przypominającym wydawane przez Dyrektora Stadionu Śląskiego – stosownie do posiadanych kompetencji.
§ 11
Zasięganie opinii prawnych
- Przed podjęciem decyzji i innych czynności o istotnym znaczeniu, komórki organizacyjne mają obowiązek zasięgania opinii prawnej. W szczególności opinia prawna wymagana jest przy decyzjach dotyczących:
1) wydania aktu prawnego o charakterze ogólnym,
2) spraw indywidualnych, złożonych pod względem prawnym,
3) zawarcia umowy długoterminowej, nietypowej lub dotyczącej przedmiotu
o znacznej wartości,
4) rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia,
5) odmowy uznania zgłoszonych roszczeń,
6) spraw związanych z postępowaniem przed organami orzekającymi,
7) umorzenia wierzytelności. - Kierownicy komórek organizacyjnych obowiązani są do przedkładania Działowi Obsługi Prawnej, celem zaopiniowania, każdej umowy, chyba że treść umowy jest typowa, a jej wzór był wcześniej z nim uzgodniony i zaopiniowany.
§ 12
Przygotowywanie aktów normatywnych
- Kierownicy komórek organizacyjnych lub wyznaczeni pracownicy, w ramach zakresu rzeczowego ich działania, opracowują i przedkładają swojemu przełożonemu wstępne projekty wewnętrznych aktów normatywnych w celu dokonania oceny merytorycznej z uzgodnieniem wprowadzonych ewentualnych zmian i uzupełnień.
- Kierownik lub wyznaczony pracownik po uzyskaniu akceptacji od swojego przełożonego co do zasadności wydania aktu normatywnego, dokonuje uzgodnień merytorycznych ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi, których on dotyczy.
- W przypadku, gdy problematyka danego wewnętrznego aktu normatywnego dotyczy regulacji praw i zobowiązań Stadionu Śląskiego, pracowników oraz innych istotnych obszarów działalności wymagających dokonania oceny formalno – prawnej, projekt aktu podlega stosownie do potrzeb przedłożeniu
do zaopiniowania przez adwokata/radcę prawnego. - Gdy opinia prawna wskazuje na potrzebę zmiany projektu danego aktu Dyrektor Stadionu Śląskiego decyduje o zakresie i meritum zmian, bądź decyduje
o nieuwzględnieniu opinii i utrzymaniu wersji dotychczasowej. - Dyrektor Stadionu Śląskiego po uzyskaniu wszystkich opinii i uzgodnień kieruje wstępny projekt aktu normatywnego do ostatecznego opracowania do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Stadionu Śląskiego.
- Ostateczna wersja aktu normatywnego, parafowana przez kierownika komórki odpowiedzialnej za jej przygotowanie oraz inne merytoryczne osoby biorące udział w jej przygotowaniu przedkładana jest do podpisu osoby upoważnionej do podpisania aktu.
- Wszystkie akty normatywne są rejestrowane w oddzielnych rejestrach prowadzonych przez Sekretariat Stadionu Śląskiego.
- Akty normatywne podawane są do wiadomości pracowników poprzez doręczenie kierownikom komórek organizacyjnych, których akt dotyczy, co kierownik potwierdza podpisem na rozdzielniku. Rozdzielnik przechowywany jest wraz
z oryginałem aktu w Sekretariacie. - Kierownicy niezwłocznie zapoznają podległych im pracowników, których akt dotyczy, z jego treścią, w dniu doręczenia im aktu lub najbliższym dniu roboczym, a następnie dostarczają do sekretariatu kartę zapoznania z dokumentem.
ROZDZIAŁ VIII
RAMOWE ZAKRESY OBOWIĄZKÓW PRACOWNIKÓW PEŁNIĄCYCH FUNKCJE
KIEROWNICZE
§ 13
DYREKTOR STADIONU ŚLĄSKIEGO
Dyrektor Stadionu Śląskiego sprawuje kontrolę kierowniczą nad całokształtem działalności Stadionu Śląskiego, a do jego zadań i kompetencji należy:
- zapewnienie prawidłowego gospodarowania majątkiem Stadionu Śląskiego,
- bezpośredni nadzór nad zadaniami wykonywanymi przez Stadion Śląski,
- bezpośredni nadzór nad sprawami organizacyjnymi Stadionu Śląskiego,
- prowadzenie polityki kadrowej Stadionu Śląskiego,
- koordynowanie spraw związanych z działalnością gospodarczą Stadionu Śląskiego,
- reprezentowanie Stadionu Śląskiego na zewnątrz,
- wydawanie wewnętrznych aktów prawnych, regulujących działalności i organizację Stadionu Śląskiego,
- koordynowanie spraw związanych z działalnością wszystkich komórek organizacyjnych Stadionu Śląskiego;
- udzielanie pełnomocnictw i upoważnień w sprawach należących do jego wyłącznej
kompetencji.
KIEROWNIK DS. TECHNICZNYCH
- Kierownik ds. Technicznych podlega bezpośrednio Dyrektorowi Stadionu Śląskiego.
- Kierownik ds. Technicznych kieruje Wydziałem ds. Technicznych Stadionu Śląskiego
i realizuje nałożone zadania przy pomocy podległych komórek organizacyjnych. - Do zakresu obowiązków Kierownika ds. Technicznych należy w szczególności:
1) organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników,
2) współudział w przygotowaniu specyfikacji, projektów umów w ramach kompetencji pionu oraz nadzorowanie prawidłowości ich realizacji,
3) zarządzanie podległymi zespołami w szczególności pod względem merytorycznym, jak również dbanie o odpowiednią jakość pracy, bezpieczeństwo pracy i ochronę przeciwpożarową,
4) koordynowanie i nadzór nad prawidłową realizacją zadań wynikających
z zawartych przez w nadzorowanym przez siebie zakresie,
5) udział w przygotowaniu materiałów niezbędnych do udzielenia zamówienia publicznego,
6) nadzorowanie, kierowanie i ustalanie standardów współpracy z Wydziałem Organizacji Imprez,
7) kierownictwo i nadzór nad sporządzaniem sprawozdań, raportów
z przebiegu i realizacji wszelkich prac budowlanych i naprawczych na obiektach należących do Stadionu, a także przedkładanie wspomnianych dokumentów Dyrektorowi Stadionu Śląskiego,
8) nadzór nad przygotowaniem niezbędnych materiałów i analiz wewnętrznych,
9) organizowanie i udział w spotkaniach, naradach i negocjacjach w toku realizowanych inwestycji,
10) zapewnienie wglądu do dokumentacji realizowanych inwestycji i kontroli upoważnionym do tego organom,
11) nadzór nad utrzymywaniem w należytym stanie technicznym budynków
i obiektów budowlanych oraz dokonywanie ich okresowych przeglądów zgodnie z ustawą Prawo budowlane, ustawą o dozorze technicznym przepisami w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa
i higieny pracy,
12) nadzór nad prowadzeniem prawidłowej administracji dokumentami technicznymi, w szczególności sprawozdaniami z kontroli oraz nad książkami obiektów budowlanych,
13) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem sieci i urządzeń technicznych obiektów Stadionu, w szczególności sieci elektrycznej, sanitarnej teleinformatycznej oraz urządzeń i systemów multimedialnych,
14) udział w pracach remontowych i inwestycyjnych oraz wdrażanie obiektów do
eksploatacji,
15) opracowywanie projektów rocznych planów rzeczowo-finansowych Wydziału Technicznego oraz monitorowanie ich realizacji,
16) opracowywanie projektów regulaminów, procedur, zarządzeń dotyczących działalności działu,
17) ustalanie i aktualizowanie zakresów czynności dla podległych sobie pracowników,
18) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem gospodarki magazynowej,
19) nadzór nad systemem znakowania, obiegu i archiwizowania dokumentów związanych z pracą Wydziału Technicznego,
20) koordynacja i nadzór nad obsługą elektryczną, niskoprądową i sanitarną. - Do pozostałych obowiązków Kierownika ds. Technicznych należy w szczególności:
1) organizowanie, koordynowanie i nadzorowanie pracy podległych komórek
oraz innych w Dziale Technicznym w zakresie utrzymania czystości
i bezpieczeństwa obiektów Stadionu Śląskiego,
2) współudział w przygotowaniu specyfikacji, projektów umów w ramach kompetencji pionu oraz nadzorowanie prawidłowości ich realizacji,
3) współudział w opracowywaniu projektów regulaminów, procedur i zarządzeń dotyczących działalności działu,
4) współudział w opracowywaniu projektów rocznych planów rzeczowo – finansowych działu technicznego oraz monitorowanie ich realizacji,
5) nadzór i organizacją ochrony obiektu,
6) nadzór nad prawidłowym utrzymywaniem stanu technicznego maszyn
i urządzeń funkcjonujących w Jednostce Budżetowej, w tym terminowe wykonywanie przeglądów technicznych,
7) nadzór nad kartami drogowymi całego taboru samochodowego Stadionu Śląskiego oraz nad prawidłowym rozliczaniem zużycia paliwa,
8) przygotowanie okresowych raportów w zakresie podejmowania działań dotyczących sprawności poszczególnych maszyn, urządzeń na obiekcie,
9) ustalanie harmonogramów prac z zakresu bieżącego utrzymania czystości
i estetyki obiektu, przygotowaniami obiektu do przeprowadzenia organizowanych imprez oraz usuwaniem skutków związanych
z występowaniem sytuacji nadzwyczajnych,
10) koordynowanie współpracy z zewnętrznymi usługodawcami w zakresie ochrony oraz sprzątania oraz współudział w przygotowaniu materiałów niezbędnych do udzielenia zamówienia publicznego w zakresie ochrony
i utrzymania czystości obiektu,
11) współudział w negocjowaniu umów z zewnętrznymi dostawcami usług ochrony oraz sprzątania,
12) ustalanie harmonogramów czasu pracy dla podległych sobie pracowników oraz nadzór nad jego ewidencją i rozliczaniem,
13) ustalanie i aktualizowanie zakresów czynności dla podległych sobie pracowników,
14) koordynacja pracy Inspektora bezpieczeństwa przeciwpożarowego,
15) prowadzenie książek obiektów budowlanych zgodnie z obowiązującym prawem,
16) współorganizowanie i uczestnictwo w przekazywaniu i odbiorze obiektu organizatorom imprez,
17) utrzymywanie w należytym stanie technicznym budynków i obiektów budowlanych oraz dokonywanie ich okresowych przeglądów zgodnie z ustawą prawo budowlane, ustawą o dozorze technicznym, przepisami w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,
18) stwarzanie warunków dobrej współpracy pomiędzy pracownikami oraz kształtowanie prawidłowych stosunków międzyludzkich,
19) archiwizowanie dokumentów związanych z wykonywanymi zadaniami,
20) wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych związanych
z zajmowanym stanowiskiem, a nie objętych niniejszym zakresem obowiązków.
KIEROWNIK DS. MARKETINGU
- Kierownik ds. Marketingu, podlega bezpośrednio Dyrektorowi Stadionu Śląskiego .
- Kierownik ds. Marketingu kieruje Wydziałem Marketingu, realizując nałożone zadania przy pomocy podległego zespołu pracowników.
- Do zakresu obowiązków Kierownika ds. Marketingu należy w szczególności:
1) koordynacja pracy zespołu pracowników ds. Sprzedaży, Marketingu
i Komunikacji, Obsługi Klienta oraz Rzecznika Prasowego,
2) planowanie rocznych działań sprzedażowych i budżetu sprzedażowego,
3) analiza aktualnych klientów i sposobów rozwoju biznesu,
4) klasyfikacja potencjalnych klientów i propozycja planu dotarcia do nich,
5) współpraca z klientami VIP,
6) wyznaczanie planu pracy i celów krótkoterminowych dla Głównego Specjalisty ds. Sprzedaży oraz wsparcie w negocjacjach handlowych oraz rozliczanie
z efektywności pracy,
7) nadzór nad materiałami graficznymi, ofertami, prezentacjami przygotowywanymi do aktywnej sprzedaży,
8) finalizowanie warunków handlowych i procedowanie podpisania umów,
9) nadzór nad rozwijaniem nowego biznesu, przygotowywanie raportów
w wyników prowadzanych działań i rozliczanie się z efektywności procesu sprzedażowego,
10) zapewnienie bieżącego kontaktu z mediami i środowiskami opiniotwórczymi,
11) opracowanie planu zwiedzania obiektów,
12) opracowanie planu bieżącej obsługi klienta zgłaszającego się do obiektów,
13) zapewnienie optymalnego procesu obsługi klienta poprzez planowanie
i organizację pracy, podział odpowiedzialności w zespole, wdrożenie rynkowych standardów obsługi klienta w zakresie automatyzacji i informatyzacji, w tym systemu zamawiania i rezerwacji, bazę klientów, automatyzację rozliczeń.
KIEROWNIK DS. ORGANIZACJI IMPREZ
- Kierownik ds. Organizacji Imprez podlega bezpośrednio Dyrektorowi Stadionu Śląskiego.
- Kierownik ds. Organizacji Imprez kieruje Wydziałem Organizacji Imprez, realizując nałożone zadania przy pomocy podległego zespołu.
- Do zakresu obowiązków Kierownika ds. Organizacji Imprez należy w szczególności:
1) opracowanie i nadzór nad realizacją rocznego planu imprez w szczególności:
a) planu wynikającego z Umowy z Urzędem Marszałkowskim,
b) planu największych komercyjnych imprez masowych,
c) planu pomniejszych imprez komercyjnych,
2) nadzór i kierowanie pracą Działu ds. Organizacji Imprez,
3) nadzór nad prawidłową organizacją imprez sportowych, rekreacyjnych, kulturalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi regulacjami Stadionu Śląskiego,
4) śledzenie na bieżąco oferty innych obiektów sportowych w kraju i zagranicą, wykorzystanie najlepszych praktyk rynkowych i propozycje implementacji ich
w ofercie obiektu,
5) zapewnienie przepływu informacji, dokumentacji i podziału odpowiedzialności między pracownikami różnych zespołów,
6) zapewnienie efektywnej współpracy w szczególności z Wydziałem Technicznym
w zakresie technicznego wsparcia przy organizacji imprez i bieżącej współpracy,
7) zapewnienie przepływu informacji, dokumentacji i podziału odpowiedzialności między pracownikami różnych zespołów poprzez wprowadzenie:
a) regularnych spotkań operacyjnych,
b) opracowywania harmonogramów planu realizacji imprezy,
c) przypisywania odpowiedzialności imiennej osobom realizującym zadanie,
d) wprowadzenie elementów zarządzania projektami przy organizacji imprez,
e) przydzielanie stałych imiennych opiekunów merytorycznych do poszczególnych kategorii imprez masowych,
f) monitorowanie bieżącej realizacji harmonogramu,
g) analiza ryzyka na poziomie Kierowników Jednostek Organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk.
8) przestrzeganie realizacji budżetu w ramach zaplanowanych imprez,
9) prowadzenie pełnej dokumentacji imprez,
10) cykliczne raportowanie wykonania planu zgodnie ze standardami w jednostce budżetowej,
11) ścisła współpraca wewnątrz zespołu.
GŁÓWNY KSIĘGOWY
- Główny Księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi Stadionu Śląskiego
- Do zakresu obowiązków Głównego Księgowego należy w szczególności:
1) prowadzenie całości spraw związanych z rachunkowością jednostki budżetowej,
2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
3) kontrola zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
4) kontrola kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
5) opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości, zakładowego planu kont, polityki rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów finansowych,
6) opracowywanie planów dochodów i wydatków budżetowych jednostki,
7) kompletowanie dokumentów finansowo – księgowych, dokonywanie przelewów,
8) dekretowanie i sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym
i finansowym dokumentów księgowych,
9) prowadzenie ewidencji finansowo – księgowej,
10) sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych,
11) wykonywanie innych czynności wynikających z zajmowanego stanowiska,
12) kierowanie pracą Wydziału Finansowego.
KIEROWNIK SEKRETARIATU
- Kierownik Sekretariatu podlega bezpośrednio Dyrektorowi Stadionu Śląskiego.
- Do zadań Kierownika Sekretariatu należy w szczególności:
1) organizowanie, koordynowanie i kierowanie pracą Sekretariatu,
2) organizowanie, koordynowanie i nadzór nad pracą sekretariatu i kancelarii Stadionu Śląskiego,
3) nadzór nad prowadzeniem rejestru i zbioru zarządzeń Dyrektora Stadionu Śląskiego,
4) podawanie do wiadomości działów i pracowników treści, które ich dotyczą,
5) archiwizowanie danych w zakresie kompetencji Sekretariatu oraz nadzór nad archiwum Stadionu Śląskiego,
6) przygotowywanie i redagowanie zestawień, sprawozdań, prezentacji, raportów i analiz na potrzeby Stadionu Śląskiego,
7) przygotowywanie i redagowanie pism służbowych i dokumentów zgodnie ze standardami Dyrektora Stadionu Śląskiego,
8) przygotowanie wkładu merytorycznego na BIP Stadionu Śląskiego,
9) realizacja innych, merytorycznych zadań zleconych przez przełożonego.
ROZDZIAŁ IX
RAMOWE ZAKRESY CZYNNOŚCI DZIAŁÓW
§ 14
- Szczegółowe zakresy czynności poszczególnych stanowisk pracy są zawarte
w zakresach obowiązków pracowników, które stanowią załączniki do umów o pracę. - Wszystkich pracowników Stadionu Śląskiego obowiązuje przestrzeganie przepisów
o porządku i dyscyplinie pracy, a w szczególności postanowień zawartych
w Regulaminie Pracy. - Wydziały i komórki organizacyjne zobowiązane są do współdziałania i koordynacji pracy. Koordynację prac przy załatwianiu spraw wymagających współdziałania komórek organizacyjnych z różnych działów, prowadzi komórka merytorycznie odpowiedzialna za wykonanie danego zadania.
- Pracownicy działają w ramach swoich kompetencji określonych w niniejszym regulaminie, zakresach obowiązków oraz przepisach prawa.
§ 15
SAMODZIELNE STANOWISKA
W skład samodzielnych stanowisk podlegających bezpośrednio Dyrektorowi Stadionu Śląskiego wchodzą:
- IOD – Inspektor Ochrony Danych
Do zadań IOD należy w szczególności:
1) informowanie administratora – Dyrektora Stadionu Śląskiego, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe,
o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych,
2) doradzanie wyżej wymienionym podmiotom w zakresie obowiązków wynikających
z RODO i innych przepisów, opiniowania umów, regulaminów, oświadczeń i innych dokumentów pod kątem zgodności z RODO,
3) opiniowanie aktów normatywnych w zakresie związanym z ochroną danych osobowych,
4) monitorowanie przestrzegania RODO, innych właściwych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych osobowych,
5) monitorowanie przestrzegania polityk administratora,
6) prowadzenie działań zwiększających świadomość personelu w zakresie obowiązków wynikających z RODO lub przyjętych polityk,
7) przeprowadzanie lub organizowanie szkoleń dla personelu uczestniczącego
w operacjach przetwarzania danych,
8) Przeprowadzanie audytów w zakresie przestrzegania RODO i polityk przez administratora lub podmiot przetwarzający i ich personelu,
9) udzielanie na żądanie administratora zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych,
10) monitorowanie wykonania oceny skutków dla ochrony danych, zgodnie
z art. 35 RODO,
11) uczestniczenie w konsultacjach we wszelkich innych sprawach związanych
z ochroną danych osobowych (art. 39 ust. 1 lit. a–c i e RODO),
12) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa
w art. 36 RODO,
13) uczestniczenie w konsultacjach we wszelkich innych sprawach związanych
z ochroną danych osobowych (art. 39 ust. 1 lit. d i e RODO),
14) pomoc w organizacji procesów przetwarzania danych osobowych zgodnie
z wymaganiami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Ustawy z 10 maja 2018 o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781),
15) prowadzenie dokumentacji opisującej procesy ochrony danych osobowych i jej aktualizowanie, prowadzenie ewidencji osób przetwarzających dane osobowe,
i wydawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych.
- BHP i ochrony środowiska
Do zadań BHP i ochrony środowiska należy w szczególności:
1) wykonywanie zadań służby BHP, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
2) przeglądy oraz bieżące kontrole stanu BHP Stadionu Śląskiego,
3) przeprowadzanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu BHP,
4) ocena ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy,
5) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących BHP na poszczególnych stanowiskach pracy,
6) sporządzanie dokumentacji powypadkowej wypadków przy pracy oraz w drodze z/do pracy,
7) sporządzanie rocznych analiz stanu BHP Stadionu Śląskiego,
8) doradztwo w zakresie prowadzenie dokumentacji z zakresu BHP.
- Obsługa Prawna
Do zadań Obsługi Prawnej należy obsługa prawna komórek organizacyjnych Stadionu Śląskiego, w tym:
1) przygotowywanie opinii prawnych, udzielanie porad prawnych i wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,
2) opiniowanie pod względem formalno – prawnym dokumentów, a w szczególności projektów uchwał, umów, projektów regulaminów i innych wewnętrznych aktów normatywnych,
3) opracowywanie wszystkich rodzajów pism procesowych i pism w postepowaniach sądowych i egzekucyjnych,
4) uczestniczenie w negocjacjach i innych spotkaniach, w szczególności związanych
z uzyskaniem finansowania zadań Stadionu Śląskiego,
5) zastępstwo procesowe przed sądami powszechnymi, sądami administracyjnymi Sądem Najwyższym i organami egzekucyjnymi oraz występowanie przed organami administracyjnymi, osobami prawnymi i fizycznymi.
- Archiwum i składnica akt
Do zadań Archiwum i Składnicy akt należy obsługa i składowanie dokumentacji Stadionu Śląskiego, w tym:
1) opieka i zarządzanie dokumentacją oraz jej przygotowanie do przekazania do archiwum,
2) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie obiegu dokumentacji,
3) przejmowanie do archiwum dokumentacji zakończonych spraw z poszczególnych
komórek organizacyjnych,
4) prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz właściwe zabezpieczanie zdeponowanej dokumentacji,
5) wycofywanie akt z ewidencji i przekazywanie do odpowiednich komórek organizacyjnych w przypadku zgłoszenia wznowienia sprawy,
6) udostępnianie dokumentacji podmiotom uprawnionym,
7) przekazywanie dokumentacji archiwalnych do właściwego archiwum państwowego,
8) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum.
- Doradca podatkowy:
Do zadań doradcy podatkowego należy obsługa pod kątem podatkowym komórek organizacyjnych Stadionu Śląskiego.
Do zadań Doradcy podatkowego należy w szczególności:
1) udzielanie porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych,
2) udzielanie pomocy w zakresie sporządzania zeznań i deklaracji podatkowych,
3) udzielanie porad, opinii i wyjaśnień orz prowadzenie rozliczeń innych niż podatki – jak należności publicznoprawne (np. składki ZUS, ubezpieczenie zdrowotne),
4) uczestnictwo w spotkaniach wymagających analizy zapisów umów pod względem podatkowym,
5) sporządzanie pisemnych opinii/ komentarzy/analiz podatkowych na temat wskazany przez Głównego Księgowego,
6) współpraca z Głównym Księgowym przy przygotowaniu wezwań do zapłaty oraz podczas dochodzenia należności na drodze sądowej i egzekucyjnej,
7) inne czynności, na które zezwala ustawa o doradztwie podatkowym, a które zleci Główny Księgowy.
- Pełnomocnik ds. Bezpieczeństwa Teleinformatycznego
Do zadań Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa Teleinformatycznego należy
w szczególności:
1) realizacja obowiązków wynikających z przepisów właściwych dla zapewnienia bezpieczeństwa cyberprzestrzeni,
2) opracowanie, wdrożenie i kontrola procedur reagowania na incydenty wpływające na bezpieczeństwo informatyczne w organizacji,
3) identyfikowanie i prowadzenie cyklicznych analiz ryzyka,
4) przygotowanie planów awaryjnych oraz ich testowanie,
5) opracowanie procedur zapewniających informowanie właściwych zespołów
o wystąpieniu incydentów komputerowych.
- Pełnomocnik ds. Bezpieczeństwa
Do zadań Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa należy w szczególności:
1) doradztwo w zakresie zabezpieczenia obiektu – Stadionu Śląskiego w Chorzowie,
w zakresie bezpieczeństwa fizycznego osób i mienia;
2) doradztwo w zakresie zabezpieczenia imprez masowych i niemasowych, polegające na konsultacjach w sprawach związanych z analizą ryzyka i organizacją bezpieczeństwa podczas imprez organizowanych na Stadionie Śląskim w Chorzowie;
3) reprezentowanie Stadionu Śląskiego przed organami i instytucjami w zakresie bezpieczeństwa obiektu i imprez,
4) opiniowanie i opracowanie planów, regulaminów, oraz innych dokumentów wewnętrznych Stadionu Śląskiego dotyczących organizacji i zabezpieczenia imprez masowych i niemasowych, regulaminów imprez masowych, obiektu itp.,
5) opiniowania lub opracowania procedur dotyczących zabezpieczenia fizycznego majątku Stadionu Śląskiego,
6) przekazywania – w porozumieniu i w imieniu Stadionu Śląskiego – uprawnionym podmiotom wszystkich informacji dotyczących bezpieczeństwa, a w tym planowych imprez,
7) ścisłej współpracy w zakresie zarządzania bezpieczeństwem z organizatorami imprez – w przypadku, gdy organizatorem imprez nie jest Stadion Śląski,
8) opiniowania dokumentów, w sytuacji, w której ich zakres dotyczy zagadnień mających wpływ na bezpieczeństwo,
9) wykonywania usług doradczych w zakresie przygotowania obiektu stadionu i jego zaplecza do wymogów infrastrukturalnych wskazanych w przepisach Polskiego Związku Piłki Nożnej, dotyczących organizacji zaplecza i przygotowania infrastrukturalnego do rozgrywania meczów piłkarskich oraz przygotowania dokumentów dotyczących infrastruktury niezbędnej do uzyskania odpowiednich zgód i licencji PZPN, itp.;
10) opiniowanie i nadzór nad realizacją opracowanego i zatwierdzonego Planu Zabezpieczenia Obiektu;
11) wykonywania usług polegających na kontroli w imieniu i na rzecz Stadionu Śląskiego sposobu realizacji usług w zakresie zabezpieczenia i ochrony mienia Stadionu Śląskiego oraz zabezpieczenia i ochrony imprez odbywających się na obiektach Stadionu Śląskiego przez inne osoby,
12) wykonywania usług związanych z wykonywaniem obowiązków kierownika do spraw bezpieczeństwa, o którym mowa w art. 3 pkt 11 ustawy z dnia 20 marca 2009 r.
o bezpieczeństwie imprez masowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r., poz. 616
z późn. zm.), w trakcie imprez masowych, których organizatorem lub współorganizatorem jest Stadion Śląski.
- Audyt i kontrola
Do zadań Audytu i kontroli należy w szczególności:
1) Przeprowadzanie kontroli poszczególnych komórek organizacyjnych Stadionu Śląskiego pod kątem prawidłowości, legalności oraz efektywności procesorów realizowanych na Stadionie Śląskim,
2) Kontrolowanie wykonania zadań i celów poszczególnych komórek organizacyjnych,
3) Doradztwo w zakresie efektywności procesów realizowanych na Stadionie Śląskim oraz w zakresie wyznaczania zadań i celów do poszczególnych komórek organizacyjnych,
4) Sporządzanie sprawozdań końcowych po przeprowadzeniu audytu ze wskazanemu zaleceń i rekomendacji pokontrolnych,
5) Sporządzanie rocznego planu audytu.
§ 16
- WYDZIAŁ TECHNICZNY
W skład Wydziału Technicznego poza Kierownikiem ds. Technicznych oraz Zastępcą Kierownika ds. Technicznych, wchodzi:
1.1. DZIAŁ OBSŁUGI TECHNICZNEJ, którego pracami kieruje Kierownik
ds. Technicznych. Do zadań pracowników Działu należą:
1) dbanie o sprawność techniczną przydzielonych obiektów oraz estetykę obiektu,
2) dokonywanie określonych przeglądów przydzielonego sprzętu, urządzeń,
3) kontrolowanie, obsługiwanie i konserwacja wszystkich urządzeń technicznych działających na obiekcie,
4) dokonywanie codziennego przeglądu obiektów, usuwanie usterek i awarii,
5) wykonywanie prac związanych z konserwacją i pielęgnacją boisk trawiastych oraz ze sztuczną nawierzchnią,
6) wykonywanie wszelkich prac związanych z adaptacja obiektu do zaplanowanych imprez, wykonywanie prac z zakresu pielęgnacji murawy i terenów zielonych,
7) realizacja planów pielęgnacji murawy i terenów zielonych,
8) przygotowanie boiska głównego do eksploatacji w okresie zimowym –
rozmrażanie płyty i utrzymanie jej w gotowości eksploatacyjnej w okresie poza
wegetacyjnym:
a) nadzór nad eksploatacją podgrzewanej murawy,
b) prowadzenie prac pielęgnacyjnych w okresie eksploatacji podgrzewanego boiska.
9) utrzymywanie porządku i czystości na obiektach Stadionu Śląskiego,
10) wykonywanie prac pielęgnacyjnych wokół obiektów Stadionu Śląskiego,
11) przygotowywanie obiektu do imprez,
12) transport osób i materiałów,
13) zaopatrywanie pojazdów i maszyn w paliwo.
14) opracowywanie i przygotowywanie danych niezbędnych do sporządzania
specyfikacji lub umów na zakup towarów lub usług,
15) ewidencjonowanie oraz analiza wydatków w zakresie dostaw mediów, usług telekomunikacyjnych i innych związanych z działalnością Stadionu Śląskiego,
16) przygotowanie projektów umów, porozumień itp. dla podnajemców
w zakresie wzajemnych rozliczeń na dostarczone usługi:
a) sporządzanie rozliczeń dla podnajemców za dostarczone usługi zgodnie
z zawartymi umowami lub porozumieniami,
b) sporządzanie zestawień dotyczących obciążeń podnajemców
i przekazywanie do działu finansowego,
17) analiza zapotrzebowania oraz zakup materiałów i urządzeń związanych
z poprawnym funkcjonowaniem Stadionu Śląskiego,
18) prowadzenie ewidencji wydanej pracownikom odzieży roboczej, ochronnej
i sprzętu ochrony osobistej,
19) przygotowywanie i prowadzenie ewidencji zezwoleń w zakresie wjazdu na teren Parku Śląskiego.
1.2. DZIAŁ SPECJALISTÓW TECHNICZNYCH, którego pracami kieruje Kierownik ds. Technicznych.
Do zadań pracowników Działu należą w szczególności:
1) w ramach koordynacji wydarzeń:
a) bieżący kontakt z pionem organizacji imprez,
b) zbieranie zapotrzebowania Klienta/Organizatora na dane wydarzenie we
współpracy z Koordynatorami ds. organizacji imprez masowych,
c) udział w spotkaniach z Klientem/Organizatorem,
d) przekazywanie niezbędnych informacji dotyczących zapotrzebowania technicznego odpowiedzialnym osobom w Wydziale Technicznym,
e) koordynowanie przygotowania obiektu na wydarzenie zgodnie ze zgłoszonym
zapotrzebowaniem,
2) W ramach zadań technicznych:
a) utrzymanie instalacji elektrycznych:
• nadzorowanie utrzymania sieci i urządzeń elektrycznych w ciągłym ruchu,
• obsługa systemu oświetlenia Stadionu,
• zapewnienie właściwej pracy części elektrycznej urządzeń,
• wykonywanie czynności przeglądowych, naprawczych i diagnozowanie
usterek w instalacjach elektrycznych oraz szafach sterowniczych,
• wykonywanie czynności przeglądowych, naprawczych i diagnozowanie
usterek w instalacjach elektrycznych oraz szafach sterowniczych,
• nadzór nad instalacją elektryczną infrastruktury obiektów Stadionu Śląskiego,
• raportowanie o stanie sprawności instalacji elektrycznych,
• współpraca z wykonawcami serwisowania sieci i urządzeń elektrycznych.
b) utrzymanie instalacji sanitarnych:
• nadzorowanie i utrzymanie urządzeń, instalacji i sieci sanitarnych
w ciągłym ruchu,
• obsługa systemów klimatyzacji i wentylacji na obiektach Stadionu,
• zapewnienie właściwej pracy części sanitarnej urządzeń,
• wykonywanie czynności przeglądowych, naprawczych i diagnozowanie usterek w instalacjach sanitarnych,
• raportowanie o stanie sprawności instalacji sanitarnych,
• współpraca z wykonawcami serwisowania sieci i urządzeń sanitarnych.
c) obsługa multimediów:
• koordynowanie i obsługa techniczna systemu nagłośnienia mobilnego
oraz centralnego stadionowego,
• realizacja dźwiękowa w zakresie nagłośnienia mobilnego,
• realizacja multimedialna podczas organizowanych wydarzeń,
• monitoring i obsługa techniczna systemu telebimów stadionowych,
• monitoring i obsługa techniczna systemu telewizji stadionowej (DS/IPTV),
• monitoring i obsługa techniczna systemu projekcyjnego
w salach konferencyjnych,
• monitoring i obsługa techniczna mobilnych tablic interaktywnych,
• bezpośredni kontakt z Klientem zewnętrznym w zakresie przygotowania technicznego nagłośnienia i multimedialnego podczas wydarzeń mających miejsce na Stadionie Śląskim,
• współpraca z firmami dokonującymi serwisu sprzętu nagłośnieniowego
i multimedialnego przynależnego do Stadionu Śląskiego,
• koordynacja, obsługa techniczna, konfiguracja systemu telefonicznego VOIP.
d) utrzymanie systemów kontroli i bezpieczeństwa:
• monitorowanie prawidłowości działania systemów i sieci informatycznych,
• administrowanie oraz nadzorowanie systemów, aplikacji oraz listy uprawnień dostępu do systemów,
• sprawowanie nadzoru nad systemami SKD, CCTV, SSWIN oraz monitoringu ochrony obiektu,
• raportowanie o stanie sprawności administrowanych systemów,
• współpraca z firmami dokonującymi serwisowania administrowanych systemów.
e) utrzymanie systemów teleinformatycznych:
• administrowanie serwerami i kopiami bezpieczeństwa,
• kontakt i nadzór nad podwykonawcami w zakresie utrzymania systemów,
• aktualizacja hardware’u i software’u,
• paszportyzacja, optymalizacja i aktualizacja infrastruktury sieciowej,
• monitoring infrastruktury sieciowej,
• bieżąca administracja eNova (w szczególności moduł Workflow), Emid
i innymi,
• nadawanie dostępów do oprogramowania biurowego,
• tworzenie kont systemowych oraz e-mailowych,
• backup i utrzymanie techniczne strony internetowej,
• bieżące wsparcie w utrzymaniu biurowej sieci i sprzętu IT,
• rozwiązywanie problemów związanych z biurową siecią i sprzętem IT,
• zarządzanie, aktualizacja licencji oprogramowania biurowego,
• monitoring sprzętu biurowego w zakresie software i hardware,
• zarządzanie bezpieczeństwem systemów (monitoring, dostępy, firewall).
f) obsługa inwestycji budowlanych:
• monitorowanie stanu technicznego obiektów Stadionu Śląskiego w tym raportowanie usterek i możliwości technicznych rozwiązania problemów,
• współpraca i nadzór z Wykonawcami w okresie rękojmi i gwarancji dla zakończonych inwestycji, w tym zgłaszanie usterek gwarancyjnych i nadzór nad ich usunięciem,
• przygotowywanie zapytań ofertowych prac budowlanych usterkowych oraz inwestycyjnych, współpraca z oferentem, negocjacje techniczno-handlowe,
• inicjowanie udoskonaleń rozwiązań technicznych w obiekcie,
• wsparcie operacyjne działu imprez w zakresie koordynacji spraw technicznych w trakcie realizacji imprez na Stadionie Śląskim w tym zapewnienie prawidłowego przebiegu informacji pomiędzy pracownikami Wydziału Technicznego,
• przygotowywanie wewnętrznej dokumentacji projektowej,
• współpraca z działem zamówień publicznych w zakresie przygotowania dokumentacji opisów przedmiotu zamówienia i szacowania kosztów realizacji planowanych inwestycji,
• wsparcie i współpraca z działem finansowym w zakresie spraw technicznych związanych z środkami trwałymi, podatkiem od nieruchomości oraz kontrolą budżetu działu technicznego,
• przygotowywanie raportów i sprawozdań w zakresie związanym
z działalnością działu technicznego,
• nadzór nad pracą systemu monitoringu konstrukcji zadaszenia Stadionu Śląskiego,
• nadzór budowlany nad inwestycjami,
• bieżąca kontrola zakresu i harmonogramu prac inwestycyjnych oraz etapowy odbiór prac,
• nadzór wykonawczy zmian projektowych i uzgodnień branżowych,
• pomoc w sporządzaniu budżetu inwestycji,
• bieżąca kontrola kosztów inwestycji oraz przedstawianie raportów
z wykonania inwestycji,
• udział w negocjacjach z wykonawcami,
• reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej realizacji z projektem lub pozwoleniem na budowę, przepisami oraz zasadami wiedzy technicznej,
• sprawdzanie jakości wykonywanych robót budowlanych i stosowania przy wykonywaniu tych robót wyrobów zgodnie z art. 10 dopuszczalność stosowania wyrobów przy robotach budowlanych,
• sprawdzanie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających, uczestniczenie w próbach i odbiorach technicznych instalacji, urządzeń technicznych i przewodów kominowych oraz przygotowanie
i udział w czynnościach odbioru gotowych obiektów budowlanych
i przekazywanie ich do użytkowania,
• potwierdzanie faktycznie wykonanych robót oraz usunięcia wad, a także kontrolowanie rozliczeń budowy;
g) obsługa obiektów budowlanych:
• prowadzenie książek obiektów budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
• współudział w przygotowaniu materiałów niezbędnych do udzielenia zamówienia publicznego w zakresie ochrony i utrzymania czystości obiektu,
• współudział w opracowaniu projektów regulaminów, procedur
i zarządzeń dotyczących działalności Wydziału Technicznego,
• współudział w opracowaniu projektów rocznych planów rzeczowo-finansowych Wydziału Technicznego oraz monitorowanie ich realizacji,
• ustalanie harmonogramów prac z zakresu bieżącego przygotowania obiektu do przeprowadzenia organizowanych imprez oraz usuwaniem skutków związanych z występowaniem sytuacji nadzwyczajnych,
• współorganizowanie i współuczestnictwo w przekazywaniu i odbiorze obiektu organizatorom imprez,
• utrzymywanie w należytym stanie technicznym budynków i obiektów budowlanych oraz dokonywanie ich okresowych przeglądów zgodnie
z ustawą prawo budowlane, ustawą o dozorze technicznym, przepisami
w zakresie ochrony przeciwpożarowej oraz bezpieczeństwa i higieny pracy,
• archiwizowanie dokumentów związanych z wykonywanymi zadaniami.
1.3. MAGAZYN, którego pracami kieruje Kierownik ds. Technicznych.
Do zadań pracowników Magazynu należy w szczególności:
1) prowadzenie pełnej gospodarki magazynowej Stadionu Śląskiego,
2) utrzymanie mienia ruchomego na Stadionie,
3) prowadzenie ewidencji i inwentaryzacji środków materialnych i niematerialnych,
4) monitorowania zapasów magazynowych w celu zminimalizowania ryzyka problemów z zapasami,
5) sporządzanie dokumentów RW (rozchód wewnętrzny) i PZ (przejęcie zewnętrzne),
6) przyjmowanie na magazyn dostaw materiałów oraz rejestrowanie ich
w systemie informatycznym Stadionu Śląskiego,
7) aktualizowanie informacji w systemie dotyczącym lokalizacji przechowywanych materiałów,
8) zamawianie niezbędnych środków materialnych i niematerialnych zgodnie
z zapotrzebowaniem magazynowym.
1.4. DZIAŁ INFORMATYKI I SYSTEMÓW NISKOPRĄDOWYCH, którego pracami kieruje Kierownik ds. Technicznych.
Do zadań Działu Informatyki i Systemów Niskoprądowych należy:
1) administrowanie i obsługa serwisowa infrastruktury teleinformatycznej Stadionu Śląskiego, w tym instalacja i konfiguracja urządzeń, bieżące monitorowanie systemu informatycznego, optymalizacje działania urządzeń informatycznych, aktualizacje oprogramowania i rozwiązywanie problemów (awarii),
2) świadczenie usług pogotowia informatycznego;
3) administrowanie i obsługa serwisowa sieci (przewodowej i bezprzewodowej),
4) obsługa imprez pod względem IT,
5) nadzór nad instalacjami niskoprądowymi w tym szczególnie systemy bezpieczeństwa i zarządzania: BMS, CCTV, system kontroli biletów, SKD/SSWiN,
6) bieżące zarządzanie i administracja instalacjami niskoprądowymi;
7) współpraca z podmiotami powiązanymi w tym w szczególności z Policją i Strażą Pożarną,
8) wsparcie realizacji zadań Działu Technicznego oraz współpraca z inżynierami stadionu pozostałych branż (sanitarna, elektryczna, ICT, multimedia),
9) Zabezpieczenie imprez masowych i niemasowych w zakresie instalacji niskoprądowych,
10) Współpraca z Pełnomocnikiem ds. Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.
- WYDZIAŁ MARKETINGU
W skład Wydziału Marketingu poza Kierownikiem ds. Marketingu i Zastępcą Kierownika ds. Marketingu wchodzi :
2.1. DZIAŁ MARKETINGU I KOMUNIKACJI:
Do zadań pracowników Działu Marketingu i Komunikacji należą
w szczególności:
1) przygotowywanie materiałów marketingowych w postaci prezentacji, ofert, materiałów informacyjnych a także innych materiałów marketingowych,
2) nadzór nad magazynem sprzętów i materiałów promocyjnych,
3) obsługa merytoryczna i formalna nowo poszukiwanych klientów,
4) bieżąca obsługa marketingowa istniejących kontaktów i zobowiązań wynikających z umów długoterminowych,
5) wsparcie marketingowe przy organizacji lub udziale w eventach, targach, konferencjach,
6) realizacja uzgodnionego w i planu komunikacji zewnętrznej w mediach,
z zachowaniem zgodności w zakresie polityki CSR oraz spójności wizualnej,
7) współtworzenie planów dotyczących aktywności w social media dotyczących obecności, treści, adresatów, kanałów,
8) planowanie komunikacji i tworzenie kontentu w social mediach i prowadzenie profili społecznościowych marki,
9) angażowanie użytkowników, dbanie o wizerunek marki oraz zapoznawanie użytkowników z ofertą oraz lajkowanie stron, budowanie wsparcia followersów,
10) prowadzenie i nadzór nad zawartością merytoryczną i wizualną strony internetowej oraz stron w mediach społecznościowych,
11) bieżąca współpraca a zewnętrznym dostawcą – Agencją PR, pod merytorycznym nadzorem przełożonego w ścisłej współpracy z Rzecznikiem Prasowym,
12) Nadzór nad studiem graficznym, które ma w swojej kompetencji:
a) opracowanie propozycji i koncepcji materiałów promocyjnych z kreatywnym wykorzystaniem obowiązujących standardów oraz dbaniem o spójność wszystkich materiałów informacyjnych,
b) przygotowywanie prezentacji marketingowych i sprzedażowych, folderów, ulotek, materiałów informacyjnych – od strony graficznej,
c) aktywne poszukiwanie inspiracji i nowych trendów w tym monitorowanie działań graficznych konkurencji,
d) wsparcie pracy merytorycznej innych osób w ramach zespołu,
e) ścisła współpraca wewnątrz zespołu.
2.2. DZIAŁ SPRZEDAŻY
Do zadań pracowników w Działu Sprzedaży należą w szczególności:
1) opracowanie wspólnie z Kierownikiem ds. Marketingu praz Zastępcą Kierownika ds. Marketingu targetów klientów oraz zdefiniowanie oferty handlowej,
2) realizacja otrzymanych kwartalnych planów sprzedaży i raportowanie ich wykonania,
3) pozyskiwanie nowych klientów i tworzenie bazy danych klientów (nowy biznes),
4) rozwój biznesu w aktualnych klientów komercyjnych (rozszerzenie biznesu),
5) sprzedaż uzgodnionej oferty handlowej w tym:
a) pozyskiwania partnerów biznesowych,
b) pozyskanie sponsorów tytularnych,
c) pozyskiwanie partnerów produktowych,
6) sprzedaż powierzchni reklamowej,
7) przygotowanie i dystrybucja ofert handlowych,
8) udział w spotkaniach biznesowych i negocjacjach z klientem,
9) udział w targach i eventach branżowych,
10) obsługa klienta biznesowego,
11) finalizacja umów z Klientem,
12) ścisła współpraca wewnątrz zespołu.
2.3. DZIAŁ OBSŁUGI KLIENTA,
Do zadań pracowników zatrudnionych na stanowisku ds. obsługi klienta należy
w szczególności:
1) przyjmowanie przychodzących gości i opieka nad recepcją,
2) realizacja harmonogramu zwiedzania obiektu,
3) sprzedaż materiałów marketingowych,
4) rezerwacja obiektów i koordynowanie rezerwacji zgodnie z planem,
5) opieka nad gośćmi przebywającymi na terenie obiektu udostępnianie obiektów,
6) profesjonalne obsługa klienta i budowanie wizerunku i reputacji obiektu,
7) przyjmowanie płatności od Klientów,
8) rozliczanie się z przychodów i raportowanie efektów pracy,
9) ścisła współpraca wewnątrz zespołu i zastępowalność,
10) obsługa kasy fiskalnej.
2.4. RZECZNIK PRASOWY,
Do zadań Rzecznika Prasowego należy w szczególności:
1) opracowanie materiałów dla mediów, odpowiedzi i sprostowań, prezentowanie stanowisk i oświadczeń oraz bieżąca współpraca z mediami,
2) wspieranie Dyrektora w kontaktach z mediami,
3) zarządzanie informacjami publikowanymi na serwisach informacyjnych Stadionu;
4) wdrażanie nowoczesnych metod komunikacji z mediami,
5) opracowanie planu rozwoju strony internetowej Stadionu Śląskiego,
6) obsługa dziennikarska wydarzeń oraz udział w konferencjach i spotkaniach.
- WYDZIAŁ ORGANIZACJI IMPREZ
W skład Wydziału Organizacji Imprez, poza Kierownikiem ds. Organizacji Imprez oraz Zastępcą Kierownika ds. Organizacji Imprez wchodzi:
3.1. DZIAŁ ORGANIZACJI IMPREZ,
Do zadań pracowników Działu Organizacja Imprez należą w szczególności:
1) znajomość przepisów prawa obowiązujących w zakresie organizacji imprez masowych i niemasowych oraz wewnętrznych uregulowań firmy w tym zakresie,
2) znajomość instrukcji postępowania na wypadek różnego rodzaju zagrożeń,
3) realizacja zadań związanych z organizacją imprez oraz powierzonych do realizacji projektów zgodnie z opracowaną dokumentacją,
4) organizacja imprez kulturalnych, sportowych i rekreacyjnych zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
5) kontrola harmonogramu rezerwacji w zakresie organizacji imprez – koordynacja
i współpraca z pozostałymi pionami w spółce,
6) tworzenie terminarzy, harmonogramów imprez,
7) szacowanie budżetów imprez,
8) opracowywanie i wdrażanie dokumentacji związanej z organizacją imprez (kosztorys, umowy, porozumienia, arkusz organizacyjny, protokół uzgodnień, zamówień, zleceń, karta sprawy, wsad merytoryczny do postępowań w zakresie zamówień publicznych etc.),
9) przygotowywanie harmonogramów produkcyjnych imprez oraz czuwanie nad terminowym ich realizowaniem,
10) przygotowanie sprawozdań merytorycznych i finansowych w zakresie realizowanych zadań,
11) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów i z promotorami i organizatorami imprez,
12) budowa i prowadzenie bazy danych podmiotów współpracujących w zakresie organizacji imprez oraz świadczących usług z tym związanych,
13) ścisła współpraca z pozostałymi działami Stadionu Śląskiego w zakresie organizacji imprez w tym przygotowywanie treści merytorycznych do postępowań przewidzianych prawem związanych zakupami, usługami itp. w zakresie organizacji imprez,
14) sprawozdawczość merytoryczna w zakresie organizacji imprez,
15) prowadzenie rozliczeń z realizowanych imprez,
16) systematyczne i dokładne archiwizowanie korespondencji i dokumentów związanych z organizacja imprez oraz innych dokumentów przychodzących i wychodzących,
17) dbałość o przekazywanie dokumentów zgodnie z obowiązującym w spółce systemem obiegu dokumentów,
18) referowanie i raportowanie w formie pisemnej bezpośredniemu przełożonemu spraw, które powinny być podane do jego wiadomości, przedkładanie spraw wymagających jego decyzji oraz informowanie ostanie prac i potrzebach związanych
z funkcjonowaniem działu,
19) udział w pracach zespołu zadaniowego powoływanego na czas realizacji zadań nadzwyczajnych wymagających długotrwałej intensywnej pracy,
20) obsługa gości i klientów Stadionu Śląskiego w zakresie organizacji imprez.
§ 17
WYDZIAŁ FINANSOWY
W skład Wydziału Finansowego, poza Głównym Księgowym wchodzą pracownicy Działu Finansowego.
Do zadań pracowników Działu Finansowego należą w szczególności:
1) dekretacja dokumentów księgowo – finansowych oraz ich ewidencjowanie
w systemie,
2) prowadzenie rejestrów zakupowo – kosztowych,
3) przestrzeganie terminów wystawiania i otrzymywania faktur,
4) monitorowanie należności i naliczanie odsetek karnych,
5) sporządzanie deklaracji VAT zgodnie z ustawą oraz rozliczanie z US,
6) kontrola bieżąca kont księgowych,
7) prowadzenie ewidencji środków trwałych,
8) monitorowanie obiegu dokumentów finansowych,
9) sprawdzanie dokumentów pod względem formalno-rachunkowym
i ich archiwizowanie,
10) sporządzanie sprawozdań, raportów, deklaracji, zeznań cyklicznych,
11) ścisła i bieżąca współpraca z Głównym Księgowym,
12) monitorowanie płynności finansowej,
13) sporządzanie sprawozdań, raportów, deklaracji, zeznań cyklicznych,
14) prowadzenie kasy Stadionu Śląskiego zgodnie z przepisami,
15) zastępowanie w przypadku długotrwałej nieobecności Specjalisty ds. Kadr
i Płac w zakresie:
a) sporządzanie deklaracji PFRON,
b) sporządzanie listy płac oraz rozliczeń umów cywilno – prawnych zgodnie
z przepisami,
c) sporządzanie sprawozdań i zeznań rocznych, rozliczeń ZUS, PIT,
d) wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
§ 18
SEKRETARIAT
W skład Sekretariatu, poza Kierownikiem Sekretariatu, wchodzą pracownicy Sekretariatu.
Do zadań pracowników należą w szczególności:
- Wykonywanie zadań asystenckich w stosunku do Dyrektora Stadionu Śląskiego
w zakresie czynności kancelaryjno – biurowych, w tym sporządzanie projektów pism
i aktów Stadionu Śląskiego - Obsługa sekretariatu Stadionu Śląskiego – wykonywanie i dokumentowanie czynności kancelaryjno biurowych, a w szczególności:
1) przyjmowanie korespondencji oraz przesyłek,
2) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,
3) rozdzielanie i doręczanie korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych,
4) udzielanie informacji interesantom,
5) kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych,
6) prowadzenie bazy elektronicznego systemu obiegu dokumentów,
7) segregowanie i archiwizowanie korespondencji oraz akt spraw,
8) organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów,
9) monitorowanie procesu obiegu dokumentów, nadzór nad terminowością załatwianych spraw,
10) redagowanie pism służbowych i dokumentów zgodnie ze standardami Stadionu Śląskiego,
11) przygotowywanie i wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,
12) prowadzenie terminarza spotkań, wyjazdów oraz organizowanie i uzgadnianie czasu pracy,
13) organizowanie podróży służbowych Dyrektora Stadionu Śląskiego,
14) przyjmowanie i przekierowywanie rozmów oraz przyjmowanie wiadomości telefonicznych,
15) obsługa poczty elektronicznej,
16) segregowanie i archiwizowanie korespondencji oraz akt spraw, - W razie konieczności wykonywanie zadań asystenckich w stosunku do Dyrektora Stadionu Śląskiego, a w szczególności:
1) organizowanie i obsługiwanie spotkań, narad i konferencji od strony logistycznej,
2) prowadzenie rejestru i zbioru zarządzeń Dyrektora Stadionu Śląskiego,
3) prowadzenie rejestru i zbioru pełnomocnictw i upoważnień,
4) czuwanie nad prawidłowym przepływem informacji i obiegiem dokumentacji,
5) współpraca przy przygotowywaniu zestawień, sprawozdań, prezentacji, raportów
i analiz na potrzeby Stadionu Śląskiego. - W razie konieczności koordynowanie i organizowanie pracy biura Sekretariatu.
- Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych a nie objętych niniejszym zakresem obowiązków.
§ 19
DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
W skład Działu Zamówień Publicznych, wchodzą poza Kierownikiem Działu Zamówień Publicznych, pracownicy Działu. Kierownik Działu Zamówień Publicznych kieruje pracami Działu i podlega bezpośrednio Dyrektorowi Stadionu Śląskiego.
Do zadań pracowników Działu Zamówień Publicznych należą w szczególności:
1) nadzór nad opracowanymi przez wnioskodawców materiałów niezbędnych do sporządzenia Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ),
2) ,nadzór nad sporządzeniem na podstawie złożonych wniosków o rozpoczęcie postępowania Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia,
3) nadzór nad sporządzeniem ogłoszeń o zamówieniach,
4) nadzór nad zamieszczaniem ogłoszeń o zamówieniach oraz innych informacji dotyczących prowadzonych postępowań (określonych w ustawie Pzp) odpowiednio:
– na stronach Portalu Urzędu Zamówień Publicznych, e-zamówienia lub Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej,
– na stronie internetowej Stadion Śląski w Chorzowie i platformie komercyjnej zamawiającego
5) udział w sesjach otwarcia ofert oraz udział w pracach komisji przetargowej zgodnie z zarządzeniem Dyrektora jednostki,
6) dokonywanie audytu ofert przetargowych po kątem zgodności z SWZ oraz obowiązującymi przepisami,
7) nadzór nad sporządzaniem protokołów z postępowań zgodnie z obowiązującymi przepisami,
8) nadzór nad przygotowaniem projektów umów o udzielenie zamówienia wraz
z sprawdzaniem zgodności zapisów umów przed ich zawarciem z zapisami wynikającymi z oferty wyłonionego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy,
9) nadzór nad kontrolą wydatków poniżej progów stosowania ustawy,
10) nadzór nad prowadzeniem elektronicznego rejestru wydatków budżetowych zgodnie ze słownikiem kodów CPV,
11) nadzór nad przechowywaniem zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacji dotyczącej postępowań,
12) współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych w ramach obowiązków wynikających z ustawy Prawo Zamówień Publicznych, w szczególności
w zakresie wniosków i zapytań składanych do organów UZP,
13) doradztwo i udzielanie informacji pracownikom w zakresie stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych,
14) prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej zamówień publicznych na potrzeby jednostki,
15) sporządzanie i przesyłanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych,
16) nadzór nad przyjmowaniem, bilansowaniem i sporządzaniem rocznych harmonogramów zamówień publicznych oraz ich aktualizowaniem w oparciu
o zatwierdzone korekty,
17) współpraca z wnioskodawcami i komisjami przetargowymi we wszystkich fazach udzielania zamówienia publicznego,
18) nadzór nad prowadzeniem spraw ubezpieczeniowych Stadion Śląski
w Chorzowie– współpraca z brokerem,
19) przygotowywanie projektów regulaminów i zarządzeń w sprawach objętych zakresem obowiązków,
20) współpraca z działem Obsługi Prawnej w sprawach objętych zakresem czynności,
21) udział w pracach zespołów zadaniowych powoływanych na czas realizacji zadań nadzwyczajnych wymagających długotrwałej i intensywnej pracy,
22) realizacja innych, merytorycznych zadań zleconych przez przełożonego.
§ 20
DZIAŁ KADR I PŁAC
Do zadań pracowników Działu Kadr i Płac należą w szczególności:
1) prowadzenie akt osobowych pracowników,
2) przygotowywanie dokumentów związanych z nawiązaniem, rozwiązaniem oraz przebiegiem stosunku pracy, a w tym karty obiegowej;
3) koordynacja badań lekarskich, szkoleń BHP,
4) prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów pracowniczych i inne,
5) koordynowanie procesu przyznawania i akceptacji premii uznaniowej dla pracowników,
6) współudział przy opracowaniu projektów regulaminów wymaganych przepisami prawa pracy określających prawa i obowiązki pracownicze,
7) współpraca z obsługa prawną w zakresie konsultacji regulaminów, wypowiedzeń umów o pracę i inne,
8) sporządzanie deklaracji PFRON, PPK, GUS
9) sporządzanie listy płac oraz rozliczeń umów cywilno – prawnych zgodnie
z przepisami,
10) sporządzanie sprawozdań i zeznań rocznych, rozliczeń ZUS, PIT,
11) wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych,
12) współpraca z partnerem społecznym (organizacje związkowe),
13) współpraca z ubezpieczycielem w zakresie ubezpieczenia grupowego;
14) współpraca z instytucjami zewnętrznymi: ZUS, GUS, PIP.
§ 21
KIEROWCA SAMOCHODU OSOBOWEGO
Do zadań kierowcy samochodu służbowego należy w szczególności
- kierowanie przydzielonym pojazdem osobowym zgodnie z prawem ruchu drogowego oraz zabezpieczenie pojazdu w czasie jego postoju i parkowania,
- nadzór nad wyposażeniem pojazdu zgodnie z prawem ruchu drogowego, przepisami bhp i ppoż.,
- utrzymanie pojazdu w czystości i jego bieżąca konserwacja,
- ewidencjonowanie przejazdów samochodów służbowych na kartach drogowych
w zakresie godzin pracy, przebiegu pojazdu i ilości paliwa, - przestrzeganie terminów badań technicznych i przeglądów serwisowych pojazdów.
ROZDZIAŁ X
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 22
- Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Dyrektora Stadionu Śląskiego.
- Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego uchwalenia.
- Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie, a dotyczące funkcjonowania
Stadionu Śląskiego, ustala Dyrektor odrębnymi zarządzeniami. - Załączniki – Załącznik nr 1 – Schemat Organizacyjny.